Les journées portes ouvertes… Quels bons souvenirs ! Je me revois encore, lycéen un peu perdu, me promener sur différents campus avec mes parents, rencontrer des étudiants, pour me faire une idée de ce qui m’attendait après le bac…. Le bon temps !
Nostalgie mise à part, les JPO sont des événements importants, à la fois dans la vie d’un·e étudiant·e, qui découvre le lieu et le contenu de son quotidien pour les prochaines années, et pour ses parents, qui s’apprêtent à laisser leur enfant quitter la maison…
Côté établissement, l’événement est également très important ! Les enjeux sont nombreux, les besoins en communication aussi. A l’INSA Lyon, INKK offre des possibilités et des solutions nouvelles qui ont permis aux JPO de se réinventer.
Faisons le tour des enjeux de ces événements si particuliers, et des solutions qu’une application mobile de campus peut apporter !
Les enjeux d’une JPO pour un établissement
Pour les écoles, l’enjeu est grand : la JPO représente la meilleure opportunité de donner à ses potentiel·le·s futurs étudiant·e·s un aperçu du campus, des formations, et plus généralement de projeter la meilleure image possible.
Néanmoins, l’un des enjeux principaux de cette journée est de rassurer et de séduire les parents des lycéen·ne·s. Ces dernier·ère·s ont une influence non négligeable sur le choix de leur enfant. Il est donc primordial de leur montrer que leur enfant sera à l’aise dans l’établissement, et de rassurer toutes leurs inquiétudes en répondant autant que possible à leurs questions.
Bien entendu, les potentiel·le·s étudiant·e·s doivent également être séduit·e·s par cette journée : après tout, c’est eux·elles qui viendront peut-être étudier sur le campus ! Il faut donc pouvoir répondre à leurs interrogations, leur permettre de rencontrer des étudiants et des enseignant·e·s… En somme, leur apporter un maximum d’informations.
À la fois pour les parents et pour les étudiant·e·s, ces informations à apporter sont souvent les mêmes :
- Les processus d’admissions à l’établissement
- Les formations et les métiers
- La vie du campus
Une solution pour les questions que tout le monde se pose : une FAQ !
De même, d’autres informations importantes doivent être données, sur le déroulement de la journée, et les événements au cours de celle-ci : horaires de conférences, plan de campus…
Instinctivement, les solutions les plus faciles à mettre en place et qui peuvent être très efficaces sont l’impression et la distribution de flyers, la disposition d’affiches dans les bâtiments, et la sollicitation de bénévoles (étudiants par exemple) pour répondre aux questions des visiteurs et les guider.
Cependant, ces solutions ne sont en partie plus vraiment dans l’air du temps. L’application remplace des flyers qui ne sont pas réutilisables, et constituent une quantité de papier non négligeable. De plus, ce médium manque d’interactivité avec les visiteur·euse·s et fige complètement les informations au moment de l’impression. Si une conférence change de salle au dernier moment, par exemple, tous les supports papiers contenant l’information deviennent caduques. En conséquence, le support papier donne une image assez désuète à l’événement, et donc à l’école…
Une application mobile, la solution moderne et efficace
INKK est l’application officielle de l’INSA Lyon depuis 2019 (pour découvrir son histoire et ses fonctionnalités, c’est ici !). Elle a été utilisée lors de deux JPO, en 2019 et 2020, pour apporter toutes les informations de la journée et du campus.
La page d’accueil de l’espace JPO de l’application, en 2020. Celui-ci comporte 5 parties :
- Plans : pour mieux s’orienter sur le grand campus de la Doua et dans le Double Mixte (grande salle), des plans permettant de rapidement trouver les différents bâtiments et exposants
- Planning : pour les horaires des conférences et autres événements internes à la journée
- Formations : pour informer les visiteurs sur le contenu des formations dispensées dans les départements de spécialité, et les différents parcours au sein de l’école
- Admissions : une FAQ pour répondre aux nombreuses questions sur le processus d’admissions l’école
- Vie campus : pour avoir un aperçu de la vie associative et des activités présentes sur le campus
Un espace visiteurs
En dehors des journées portes ouvertes, INKK fait office d’application vitrine pour l’INSA Lyon. Même sans être étudiant, n’importe qui peut la télécharger et explorer les informations de base du campus et ses actualités.
Cette section de l’application est donc chaque année enrichie pour la JPO, par un travail conjoint avec la Direction de la Communication, afin que tous les visiteurs puissent retrouver sur leur mobile les informations détaillées plus haut.
La navigation est intuitive et permet de parcourir le plan du campus facilement sur le téléphone.
L’accès à ces informations est donc simplifié par rapport à un support papier, et donne une image plus moderne de l’école. Associée à une communication en amont de l’école (sur les réseaux sociaux par exemple), quelques affiches donnant un QR code permettant de télécharger l’application remplacent la majorité des flyers et des posters.
Une application dynamique
Grâce au panel d’administration de l’application (expliqué plus en détails ici aussi), les informations peuvent être mises à jour et modifiées en direct pendant la journée en cas de changement de programme.
L’outil permet également d’utiliser les notifications via l’application pour avertir des heures des conférences, par exemple. Au sein de l’application, on pourrait également imaginer un outil de questions en direct pour ces conférences, ou alors une section communautaire pour interagir avec des étudiants du campus, des professeurs… Pour donner l’occasion à ceux n’ayant pas pu se déplacer de participer quand même !
Exemple d’animation permise par l’application : une section selfie, à la manière d’un filtre instagram, pour pouvoir partager sur les réseaux sociaux
INKK a permis à l’INSA Lyon de proposer une nouvelle expérience de visite pour les plus de 8000 visiteurs de ses portes ouvertes. L’onglet JPO de l’application a été ouvert plus de 4000 fois lors de l’édition 2020 : ce très bon chiffre témoigne du succès de la démarche, et du fait que les visiteurs ont été sensibles à ce nouveau canal de communication. Les questions de la FAQ ont toutes été ouvertes des centaines de fois, tout comme les pages détaillant les différentes formations. Au sein de l’application était également incluse, pour le compte de la direction de la communication, une enquête de satisfaction, afin de recueillir les ressentis des visiteurs et proposer une expérience encore meilleure les années suivantes.
Quand la situation sanitaire évoluera, comptez-vous encore organiser des portes ouvertes basées sur des flyers, des affiches et de la documentation papier ? Une application mobile, en plus de plaire aux étudiants, plaît aux visiteur·euse·s du campus… Pensez-y !